Статистический учёт библиотечного обслуживания: методические рекомендации

Скачать методические рекомендации в формате docx.

стат.учет

Основные учетные документы

Первичные учетные документы для ежедневного заполнения:

1. Формуляр читателя - предназначен для учета пользователей, учета посещений, контроля и учета выданных и возвращенных документов, анализа чтения. Заполняется формуляр читателя библиотечным почерком. Формуляр читателя рассчитан на использование в течение пяти лет. Он имеет индивидуальный читательский номер, который меняется ежегодно в зависимости от того, когда читатель прошел перерегистрацию.

ВАЖНО!

Использованные формуляры хранятся в библиотеке 3 года в

хорошо защищенном месте от несанкционированного доступа к ним посторонних лиц.

Дети до 14 лет записываются в библиотеку на основании документа родителя. Родителем или лицом, под опекой которого находятся дети, заполняется поручительство.

При записи сотрудник библиотеки должен ознакомить читателя с Правилами пользования библиотекой. В строке «Состоит читателем библиотеки с «...» фиксируется дата записи читателя в библиотеку. При перерегистрации на формуляре проставляют новую дату и новый номер. При замене формуляра самая первая дата записи читателя в библиотеку

переносится в новый формуляр для того, чтобы можно было проследить его читательский стаж.

2. Карточка регистрации читателя - предназначена для учета пользователя и анализа сведений о нем. В регистрационной карточке пользователю присваивается регистрационный номер, указывается отдел библиотеки, в котором пользователь зарегистрирован. На каждого пользователя библиотеки заполняется одна регистрационная карточка. Все карточки в единой регистрационной картотеке расставляются в алфавите по фамилии.

3. Паспорт мероприятия - предназначен для учета и анализа мероприятия, проводимого библиотекой. (Приложение №1)

4. Тетрадь учета справок и консультаций - предназначен для учета поступивших запросов и консультаций, а также их анализа. Единицей учёта справочно-библиографического обслуживания является справка и консультация. Учитываются справки и консультации, выполненные в устной или письменной форме по запросам посетителей библиотеки. (Приложение № 3)

В библиотеках сложилась определённая система наиболее часто выполняемых видов библиографических справок – тематическая, уточняющая, адресная, фактографическая.

Тематическая справка содержит библиографическую информацию по определённой теме. Тематическая справка выполняется в несколько этапов: приём запроса, изучение темы запроса, определение круга источников, непосредственно библиографический поиск, отбор и группировка материала, оформление справки.

Пример: биография А.С. Пушкина; история названия улицы; проектная деятельность библиотеки.

Уточняющая справка устанавливает или уточняет элементы библиографического описания, которые отсутствуют или искажены. В библиографической практике её называют – «поиском недостающего звена». Уточняющие запросы считаются наиболее сложными и трудоёмкими.

Пример: кто автор слов гимна России; кто автор книги «Гравити Фолз».

Адресная справка устанавливает наличие и местонахождение запрашиваемого документа в фонде библиотеки. Главным условием её выполнения является точное и, по необходимости, полное библиографическое описание документа. Если такового нет, то сначала выполняется уточняющий поиск.

Пример: Есть ли в библиотеке журнал «Игра и дети»?; Есть ли в библиотеке книги комиксы?

Фактографическая справка представляет собой ответ по существу запроса: точная дата, цифра, цитата, термин и т.д. Фактографический поиск предполагает выявление самих фактов и данных, а не сведения о документах, где эти факты содержатся. Для выполнения данной справки,

как правило, используют справочную литературу - энциклопедии, словари, справочники, различные картотеки.

Пример: год рождения М. Лермонтова; годы жизни Н. Носова; значение слова «харизма».

Консультация - ответ на запрос пользователя, содержащий не конкретные запрашиваемые данные, а указывающий путь к их самостоятельному получению.

Виды консультаций:

- библиографическая (по самостоятельному поиску документов по каталогам, отделам и т. д.);

- ориентирующая по библиотеке (о режиме, порядке и условиях библиотечно-информационного обслуживания; о направлениях деятельности и функциях структурных подразделений библиотеки; о проводимых мероприятиях), ее услугам и ресурсам;

- вспомогательно-техническая (по использованию оборудования и аппаратно-программных средств для осуществления электронного заказа, просмотра электронных документов, сохранения и переноса информации на другие носители и т.д.);

- факультативная (выполненная на легитимном основании в помещении библиотеки отдельными специалистами: юрист, педагог, психолог и др., если их проведение предусмотрено уставными документами библиотеки).

Вторичные документы:

- Дневник работы библиотеки – является основным учётным документом. Дневники ведутся в каждом структурном подразделении, обслуживающем пользователей, в том числе в пунктах обслуживания

пользователей, находящихся вне стен библиотеки. В библиотеках, имеющих в своём составе несколько структурных подразделений, дневник заполняется на каждом из них. Срок хранения дневника работы составляет – 5 лет.

ВАЖНО!

Не допускаются в Дневнике работы исправления, подчёркивания, неряшливость в заполнении, заполнение карандашом.

- Статистическая форма № 6-НК;

- Отчеты о работе библиотек за какой-либо период времени;

- План работы на год или ежемесячные планы.

Учет пользователей:

1. Пользователь библиотеки – физическое или юридическое лицо, пользующееся услугами библиотеки. Основанием для учета пользователей в структурных подразделениях библиотеки является их обращение в данный отдел с целью получения, возврата документов, продления сроков пользования, получения библиографической

информации или с другой целью в соответствии с функциями, выполняемыми библиотекой.

2. Единицей учета пользователей является читатель.

3. Учет общего числа пользователей производится по числу читателей, обслуженных всеми структурными подразделениями библиотеки и зарегистрированных в единой регистрационной картотеке или единой БД читателей.

4. Учет читателей ведется в первой части Дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости».

5. Единицей учета абонентов МБА является один абонент.

6. Единицей учета посетителей мероприятий является лицо, присутствующее на мероприятии.

7. Учет общего числа посетителей мероприятий осуществляется суммированием количества присутствующих на мероприятиях лиц.

Учет посещений, обращений:

1. Посещение – приход пользователя в библиотеку, зарегистрированный в контрольном листке или формуляре читателя, другой документации, принятой в библиотеке.

Посещением библиотеки считается каждый приход пользователя в библиотеку или любое структурное подразделение для записи, перерегистрации, получения, возврата документов и продления сроков пользования ими, получения справок и консультаций, работы со справочно-библиографическим аппаратом, участия в массовых мероприятиях, проводимых библиотекой, а также для поиска информационных ресурсов в Интернет.

2. Обращение – факт пользования услугами библиотеки по телефону, факсу, электронной почте, по Интернету.

3. Единицей учета обращений является одно обращение в режиме удаленного доступа, по каналам телефонной и электронной связи, по почте, зафиксированное в принятой в библиотеке документации.

4. Учет общего числа посещений проводится суммированием посещений (обращений), учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.

5. Учет ведется в первой части Дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости». Обращения входят в общее число посещений.

Учет выдачи документов и копий:

1. Выдача документа – предоставление документа по запросу пользователя библиотеки на абонементе, в читальном зале через стационарные формы обслуживания или по Интернету.

2. Единицей учета выдачи документов является экземпляр, полученный пользователем по его запросу.

3. Единицей учета выдачи периодических изданий является экземпляр или подшивка, полученная пользователем по его запросу.

4. Выдача электронных изданий учитывается по количеству дискет и оптических дисков. Выдача комплектов электронных изданий,

объединенных общей обложкой, учитывается по количеству дискет и оптических дисков в обложке.

5. Учет выдачи документов проводится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листе

читательского требования и другой документации, принятой в библиотеке, а также в электронной БД.

6. При выдаче документов из одного структурного подразделения библиотеки в другое учет выдачи производится лишь тем структурным подразделением, которое непосредственно осуществляет выдачу документов пользователю (читателю, абоненту).

7. Продление срока пользования документами по просьбе пользователя (в том числе и по телефону) рассматривается как новая выдача.

ВАЖНО!!!

Продление срока пользования документа разрешается не более 2 – раз подряд, при условии отсутствия на них спроса читателей.

9. Выдача документов пользователям фиксируется в Ч.2 Дневника работы библиотеки по разделам.

10. Единицей учета выдачи копий является экземпляр, полученный пользователем (читателем, абонентом) в соответствии с его запросом, независимо от количества скопированных страниц.

11. Копия документа может быть выдана пользователю в двух вариантах: на бумажном носителе (распечатка на принтере) или электронном носителе (диск, flash-носитель).

12. В Дневнике работы показатели выдачи копий документов отмечаются ежедневно вместе с общей книговыдачей по отраслям.

13. Число копий выданных документов отражается в отдельной графе статистической формы № 6-нк.

Учет массовой работы и выставок:

1. Единицей учета мероприятий является одно мероприятие – презентация, выставка, обзор, экскурсия и т.п., зарегистрированное в принятой в библиотеке документации.

2. Комплексное мероприятие, включающее одновременное использование различных форм массовой работы, учитывается как одно

мероприятие. При проведении циклов мероприятий (декады, месячники и др.) учитывается каждое входящее в цикл мероприятие.

ВАЖНО!!!

При проведении совместного мероприятия двумя и более библиотеками, данное мероприятие учитывается только той библиотекой, в которой оно проводилось.

4. Учет массовой работы ведется в 3-ей части Дневника работы, куда заносятся сведения о каждом массовом мероприятии сразу же после его проведения.

5. В библиотеках, имеющих несколько структурных подразделений, учет массовых мероприятий ведётся в Дневниках работы этих подразделений.

6. Учет выставок и обзоров осуществляется как учет любого массового мероприятия библиотеки, с указанием: даты проведения, формы мероприятия, названия, адресации, эффективность мероприятия (количество выданных материалов и посещений).

7. Учет выставочной деятельности также ведётся в 3-ей части Дневника работы, куда заносится первоначальное число выставочных экземпляров, а также количество выданных или просмотренных экземпляров на момент заключительного дня выставки.

Учет отказов:

1. Отказ – отрицательный ответ на запрос абонента ввиду отсутствия требуемого документа (его поискового образа) или по каким-либо другим причинам.

2. Единицей учета отказов на документы, их копии и запросы является невыполненный запрос пользователя, зарегистрированный в листке читательского требования (или БД), другой документации (журнал/тетрадь отказов), принятой в библиотеке.

3. Учет общего числа отказов проводится суммированием невыполненных запросов пользователей, зарегистрированных в каждом структурном подразделении библиотеки.

Приложение № 1

Паспорт массового мероприятия

Дата проведения « ___» _____________ 20 год

Форма и название мероприятия__________________________

____________________________________________________________

2.Место проведения (организация, учреждение) ____________

____________________________________________________________

3. Количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам:

Всего ____________________________

В т.ч.: Юношество _____________

Дети ____________________

4. Краткое содержание мероприятия ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Ф.И.О. ответственного________________________________

Приложение № 2

Паспорт книжной выставки

Название выставки _______________________________________

___________________________________________________

Тема________________________________________

____________________________________________

Период работы с «___» ________________ 20 г.

по «_____» ______________ 20 г.

Место проведения ________________________________________

Количество участников ________

(учитывается количество человек, посетивших выставку, если работа с данной выставкой подразумевает её открытие, обзор, вернисаж, экскурсию, беседы)

Количество предоставленной / выданной литературы _________

Количество представленных экспонатов _____________________

Краткое описание выставки ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответственный____________________________________________

Приложение № 3

Тетрадь учёта справок

№№	Дата	От кого поступил запрос	Тема запроса	Вид справки	Отдел ББК	Источник выполнения	Исполнитель
1
2
3